管理之窗
淺談站所如何做好檔案整理工作
來源:青曲管理所  作者:翁曉蘭  發布時間:2021-12-27 21:03:56

【摘要】檔案管理是站所內業資料管理的重要組成部分,基層站所每日的工作離不開檔案的管理。 按照公司檔案管理和標準化建設要求,不少管理所在檔案整理過程中存在不健全、不規范、不標準等問題。如何提升檔案管理水平,是站所內業資料整理的重要組成部分。

【關鍵詞】 檔案管理 規范化 標準化

一、檔案管理中存在的問題

(一)檔案管理軟硬件設備不足。

大部分基層單位都沒有專門的檔案管理庫房,沒有滿足檔案管理所需的合格軟硬件設備等,各種載體歸檔文件材料大多分散在各組、室和自己的電腦,未能及時、系統的收集匯總,存在丟失、損壞、混亂等隱患,應加大檔案事業經費的投入,合理安排基層單位的工作人員進行檔案專業知識培訓或專人定期指導,規范各類基層檔案,同時配足、配齊基層檔案管理工作專業人員、軟硬件設備等,保障基層檔案事業得以健康發展。

(二)基層檔案人員業務水平有待提高。

檔案工作既是一項業務性工作,又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的人員,既要有扎實的業務功底,又要有較強的管理能力和服務意識。當前絕大多數檔案工作者所學專業與檔案相去甚遠,基層檔案管理人員技術素質偏低,對檔案工作的職責、任務和工作的專業性沒有充分的認識或是認識不足。檔案管理是連續持久和有一定技能的工作,要有長時間的工作經歷、長期的知識積累,這就需要站所在平時要加強檔案整理培訓力度,全面提升基層檔案人員基本素質。

二、提升檔案管理水平的建議

(一)明確職責劃分,把好檔案整理基礎關。

為確保檔案整理工作高效快速完成,管理所應抽調綜合及收費內業骨干成立檔案整理專項小組,并在前期就檔案歸檔文件整理規則、分類方案、要求、細節等方面進行培訓,熟悉檔案整理技巧及要點。重點對電子檔案整理流程,實物檔案整理流程及要點、照片檔案整理要點、文書檔案整理的基本要求、編號及歸檔進行規范。同時對整理工作整體進度進行節點化編排、對檔案裝印用品提前購置,便于后期整理工作有序推進。

(二)分類整理,梳理檔案整理規范流程。

在檔案整理之前,首先要做好大綱整理工作,為后期工作奠定良好的基礎。對照《檔案分類目錄表》,對各年度、類別檔案整理現狀進行梳理,整合資源,梳理脈絡,明確大類后,制定出檔案整理計劃,為后期收集整理工作奠定基礎。重點參考《歸檔文件整理規則》《鄂西北公司基層單位檔案分類方案及保管期限表》《文書檔案整理要點》要求,結合管理所年度各類文書檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案實際細分類、定規范,遵循客觀、規范、完整、有效利用的原則,查檔案內容是否客觀、真實,查文件是否閉合,判斷文件分類及保管期限、文件資料有無脫頁漏裝、混裝的材料,找出問題。

(三)查漏補缺,整帶學促提升。

在整理檔案的過程中,需要對文書檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等進行一次全過程的入檔實踐操作。在整理過程中,需要按照類別逐項整理,先按照檔案目錄大綱大類序號名稱,如收費站黨建情況資料、對免費車記錄本、綠色通道車輛記錄本、收費員特殊情況記錄本、收費站特殊情況記錄本按照車道進行分類歸檔。一項項分類、一處處檢查、一份份入檔,認真查漏補缺,做到認真鑒別、分類準確、編號有序、目錄清楚、蓋章規范、裝訂整齊。在整理的過程中分析問題,解決問題,提升檔案整理效率。

在檔案整理過程中,管理所要統籌兼顧, 遵循 按需編制、規范為準、數據準確、分析科學、更新及時、歸檔有序 的原則, 不斷鞏固和完善檔案管理水平,充分發揮檔案在工作中的重要作用,提高檔案管理水平并達到學以致用的目的,有效提升內業資料檔案規范化、標準化建設水平。

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